1. Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei der Audi Planung GmbH oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb haben wir das Audi Aufklärungs-Office beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben. Deshalb betreibt [das Zentrale Aufklärungs-Office / das Audi Aufklärungs-Office / das Traton Aufklärungs-Office] ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern sowie allen Personen, die zu Untersuchungen bei der Audi Planung GmbH beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
2. Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Audi Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentiell schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Hinweisgebende eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office die Untersuchungsergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus des Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden den Hinweisgebenden unverzüglich mitgeteilt.
Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Audi Aufklärungs-Offices gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden Sie nachfolgend.
Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.
a. Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundendienst
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diesbezügliche Anliegen nicht weiterleiten und aus Zuständigkeitsgründen auch nicht tätig werden können.
b. Eine Verdachtsmeldung zu potentiellem Fehlverhalten an unser Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten von der Audi Planung GmbH Verstöße gegen Code of Conduct für Geschäftspartner oder menschenrechtliche und umweltbezogenen Risiken und Verstöße in unserer Lieferkette zu melden.
Das Zentrale Aufklärungs-Office von der Audi Planung GmbH kann per E-Mail über die folgende Adresse erreicht werden: whistleblower-office@audi.de
Bei Kundenbeschwerden wenden Sie sich bitte an die unter „Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundendienst“ aufgeführten Kanäle
Per Post / Persönlich
AUDI AG
Postanschrift:
Aufklärungs-Office
85045 Ingolstadt, Deutschland
Persönlich:
Audi Aufklärungs-Office
AUDI AG
I/FG-H
85045 Ingolstadt, Deutschland
Bitte vereinbaren Sie Termine vorab über whistleblower-office@audi.de .
Ombudsleute
Audi Planung GmbH hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.
Wer mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchte, findet alle notwendigen Informationen unter dem folgenden Link: https://ombudsleute-der-volkswagen-ag.de/
Online-Meldekanal
Es besteht die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform SpeakUP in mehr als 65 Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt und bietet die Möglichkeit, Hinweise anonym abzugeben.
Sie können den Online-Meldekanal über den folgenden Link aufrufen:
https://goto.speakup.report/audi
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie Hinweise online, per App oder über Telefon angeben können, finden Sie nachfolgend.
3. Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen Ansprechpartner vor Ort?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gerichtet werden.
Darüber hinaus kann unser lokaler Compliance-Beauftragter/verantwortliche Funktion in allen Angelegenheiten des Hinweisgebersystems auch über whistleblower-office@audi.de angesprochen werden.
4. Externer Meldekanal für Deutschland
Die Bundesregierung hat Behörden benannt, die auch Meldungen über Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen. Der/die externe(n) Meldeweg(e) ist/sind folgende: