1. Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei der Audi Planung GmbH oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb haben wir das Audi Aufklärungs-Office beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber_innen, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.
Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber_innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeber_innen und allen Personen, die zu Untersuchungen bei der Audi Planung GmbH beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Qualifizierte und erfahrenen Mitarbeitende des Audi Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentielle Schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office Ihren Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere vom Hinweisgeber. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Schweren Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Nach deren Abschluss bewertet das Aufklärungs-Office die Ergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungs-Empfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.
Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Audi Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Finden Sie weitere Informationen über die Verfahrensgrundsätze des Beschwerdemechanismus des Audi Konzerns hier: https://www.audi.com/content/dam/gbp2/company/sustainability/downloads/documents-and-policies/2022/Rulesofprocedure_Verfahrensordnung_final.pdf.
* Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.
2. Sie haben ein Anliegen oder Feedback, das eine APG Dienstleistung betrifft?
Wir bitten um Ihr Verständnis, dass das Hinweisgebersystem bedauerlicherweise keine Kundenanliegen annehmen, bearbeiten und insbesondere nicht weiterleiten kann.
3. Eine Meldung an unser Hinweisgebersystem abgeben
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten oder Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner in unserer Lieferkette zu melden, die eine schnelle Überprüfung und – falls notwendig – Reaktion unseres Unternehmens erfordern.
Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.
24/7 Hotline
Sie können Meldungen rund um die Uhr über die folgende internationale gebührenfreie Telefonnummer abgeben:
+800 444 46300*.
Sollte Ihr lokaler Telefonanbieter den kostenfreien Service nicht unterstützen, können Sie zur Hinweisabgabe auch die folgende, gebührenpflichtige Telefonnummer nutzen:
+49 5361 946300.
* In einigen Ländern unterstützen nicht alle Telefonanbieter die kostenlose internationale Hotline. Bitte nutzen Sie in diesem Fall die kostenpflichtige Telefonnummer oder die länderspezifische Telefonnummer.
- Land: Gebührenfreie Nummer/Lokale Nummer
- Brasilien: 0800-5912743 / 021-23911381
- Mexiko: 001-800-4610242 / 0155-71000355
- Slowakei: 0800-002576 / 02-33325602
- USA: 833-6571574 / 908-2198092
- Südafrika: 0800-994983 / 021-1003533
- Malaysia: 1-800-819523 / 0154-600099
- Argentinien: 0800-6662992 / 011-52528632
- Deutschland: 0800 444 46300 / 05361-946300
Online-Meldekanal
Sie haben die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform (https://www.bkms-system.com/bkwebanon/report/clientInfo?cin=1audi9&c=de&language=ger) in unterschiedlichen Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt.
Sollte Ihre bevorzugte Sprache nicht aufgelistet sein, ist eine Meldung auch in jeder anderen Sprache möglich. Zudem können Sie das Aufklärungs-Office ebenso in allen Sprachen per E-Mail oder Post kontaktieren.
Ombudsleute der Volkswagen AG
Die Volkswagen AG hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber_innen – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.
Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Information unter dem folgenden Link:
Ombudsleute des Volkswagen Konzerns (ombudsleute-der-volkswagen-ag.de)
E-Mail
Sie erreichen das Audi Aufklärungs-Office per E-Mail über die folgende Adresse: whistleblower-office@audi.de
Postadresse / persönliche Hinweisabgabe
AUDI AG
Postanschrift:
Aufklärungs-Office
85045 Ingolstadt, Deutschland
Persönlich:
Audi Aufklärungs-Office
AUDI AG
I/GC-H
85045 Ingolstadt
Bitte vereinbaren Sie Termine vorab über whistleblower-office@audi.de.
4. Haben Sie weitere Fragen oder benötigen einen lokalen Ansprechpartner?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge hinsichtlich des Hinweisgebersystems können Sie ebenfalls an das zuständige Aufklärungs-Office richten. Wenn Sie im Rahmen einer Untersuchung interviewt wurden, haben Sie die Möglichkeit, der Ombudsperson als unabhängige Stelle Feedback zu geben.
Darüber hinaus können Sie sich bei allen Angelegenheiten rund um das Hinweisgebersystem gern an unseren Compliance Officer, Karin Schmidt, per E-Mail unter compliance@audi-planung.de wenden.